Quintessence by Floryne

Connexion administrateur

Page de connexion administrateur via Telegram

Deux méthodes de connexion sont disponibles :

1. Telegram WebApp SSO (méthode principale)
   • Ouvrez le bot Telegram de Quintessence
   • La connexion est automatique grâce à votre identifiant Telegram administrateur
2. Lien magique par e-mail (méthode de secours)
   • Entrez votre adresse e-mail administrateur
   • Cliquez sur le lien reçu par e-mail

Tableau de bord admin

Tableau de bord avec statistiques, actions rapides et prochains rendez-vous

Le tableau de bord affiche en un coup d'oeil :

Cartes de statistiques

• Nombre de rendez-vous aujourd'hui
• Réservations en attente de confirmation
• Rendez-vous de la semaine
• Nombre total de clients

Actions rapides

• Voir tous les clients
• Accéder au calendrier
• Synchroniser Google Agenda

Prochains rendez-vous

Liste des 5 prochains rendez-vous avec les détails (client, type de soin, date/heure)

Suivi du questionnaire Découvrir

Statistiques et sessions du questionnaire Découvrir

La page Découvrir (accessible dans le menu admin) vous permet de consulter les statistiques et réponses du parcours de découverte que les visiteurs remplissent avant de réserver.

Suivi anonyme

Chaque visiteur qui commence le questionnaire reçoit un identifiant de session anonyme (via un cookie). Même s'il ne termine pas le questionnaire ou ne donne pas ses coordonnées, ses réponses sont conservées. Cela vous permet de :

• Voir les sessions incomplètes : savoir à quel écran un visiteur a abandonné et quelles réponses il avait données
• Suivre les sessions complètes : voir le parcours complet d'un visiteur, y compris le service recommandé

Association automatique

Lorsqu'un visiteur termine le questionnaire puis réserve une séance, sa session de découverte est automatiquement associée à son profil client.

Tableau de bord analytique

Cartes de statistiques :

• Nombre total de sessions
• Taux de complétion (pourcentage de visiteurs ayant terminé le questionnaire)
• Taux de conversion (pourcentage de sessions ayant mené à une réservation)
• Sessions de la semaine

Répartitions visuelles :

• Objectifs choisis (Perdu·e, Un poids, Transition, Clarté, Se reconnecter, Curieux·se)
• Points de friction sélectionnés
• Ce que les visiteurs recherchent (Clarté, Paix, Ancrage, Courage)
• Entonnoir d'abandon par écran

Liste des sessions :

• Filtrable par statut : toutes, complètes, incomplètes, identifiées, anonymes
• Pour chaque session : date, écran atteint, objectif, service recommandé, nom du client (si identifié)
• Détail extensible : objectif, freins, intention, résonnances, langue

Gérer les demandes de réservation

File d'attente des demandes de réservation

Lorsqu'un client réserve en ligne, sa demande arrive dans la file d'attente des réservations avec le statut « En attente ».

Confirmer une réservation

Refuser une réservation

Tous les e-mails envoyés (confirmations, refus, mises en attente) sont journalisés et consultables dans l'historique des e-mails.

Calendrier et rendez-vous

Vue semaine du calendrier avec rendez-vous

Le calendrier offre trois vues : Mois, Semaine et Jour.

Depuis le calendrier, vous pouvez :

• Visualiser tous vos rendez-vous (affichés en vert avec les détails du client et du soin)
• Visualiser vos périodes d'indisponibilité (affichées en rouge)
• Cliquer sur un rendez-vous pour ouvrir sa fiche détaillée :
  • Informations du client et notes
  • Reprogrammer le rendez-vous à une autre date/heure
  • Annuler le rendez-vous
• Les modifications sont automatiquement synchronisées avec Google Agenda

Les périodes d'indisponibilité (affichées en rouge) sont visibles sur le calendrier. Leur gestion se fait depuis la page Mon Temps.

Mon Temps

Grille des horaires d'ouverture et paramètres de réservation

La page Mon Temps regroupe la gestion de vos disponibilités et des paramètres liés à la réservation.

Horaires d'ouverture

Une grille visuelle (jours × heures) vous permet de configurer vos créneaux de travail en un coup d'œil. Cliquez sur une case pour activer ou désactiver un créneau horaire.

Paramètres de réservation

• Pause entre séances : durée tampon automatiquement appliquée avant et après chaque rendez-vous (en minutes)
• Fenêtre de réservation : nombre de jours à l'avance pendant lesquels les clients peuvent réserver
• Fenêtre d'annulation : délai minimum (en heures) avant le rendez-vous en dessous duquel le client ne peut plus annuler
• Fuseau horaire : fuseau utilisé pour calculer les disponibilités (Europe/Paris par défaut)

Indisponibilités

Bloquez des périodes pendant lesquelles vous n'êtes pas disponible. Les créneaux bloqués sont automatiquement exclus de la disponibilité visible par les clients.

Bloquer une période :

Gérer les indisponibilités :

• La liste sous la grille affiche toutes les indisponibilités à venir
• Chaque entrée affiche les dates, le motif et des boutons pour modifier ou supprimer

Gestion des clients

Liste des clients avec recherche et informations

La page « Clients » affiche la liste complète de votre clientèle avec recherche et filtres.

Pour chaque client, vous pouvez consulter :

• Coordonnées (nom, e-mail, téléphone)
• Historique complet des rendez-vous
• Toutes les notes de séance associées
• Statut du consentement RGPD avec horodatage

Notes de séance

Fiche client avec l'onglet Notes, le formulaire de saisie et les boutons Audio / Résumer avec IA

Après chaque séance, vous pouvez créer des notes détaillées pour suivre l'évolution de vos clients.

Créer une note

Enregistrement audio

Résumé par IA

Cliquez sur « Résumer avec IA » pour générer un résumé automatique à partir de vos notes. Le résumé est stocké avec la note pour consultation rapide.

Étiquettes (tags)

Ajoutez des étiquettes pour organiser vos notes (ex. : « travail-énergétique », « percée », « suivi »). Facilitez la recherche et le suivi thématique.

Définition de marque

Formulaire de définition de marque avec sauvegarde automatique

La page Marque vous permet de définir et formaliser l'identité de votre marque dans un formulaire structuré.

Photo de profil

Téléversez votre photo personnelle (JPEG, PNG ou WebP, max 500 Ko). Cette photo est affichée dans les sections « À propos » et « Accueil » du site.

Formulaire de marque

Le formulaire couvre l'ensemble de votre identité de marque :

• Essence : nom, promesse, valeurs, personnalité, ton de voix
• Audience : client idéal, besoins, frustrations
• Positionnement : différenciation, histoire fondatrice

Chaque champ est accompagné d'une définition, d'une question guide et d'un exemple pour vous aider à répondre.

Sauvegarde automatique

Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement avec un historique de versions. Un indicateur en haut de page confirme l'état d'enregistrement.

Messagerie e-mail

Interface de messagerie avec dossiers IMAP

L'espace messagerie vous permet de :

• Consulter les e-mails reçus dans votre boîte de réception
• Consulter les e-mails envoyés dans le dossier Envoyés (inclut les e-mails manuels et automatiques)
• Rédiger et envoyer des e-mails directement à vos clients avec :
  • Sélecteur de modèle : choisissez un modèle d'e-mail (Nouveau message, Suivi client, Informations, Relance, Remerciement) pour habiller automatiquement votre message avec un design préparé dans le concepteur visuel
  • Champ « Nom du client » : si le modèle inclut un espace réservé pour le nom, un champ apparaît pour le renseigner
  • Sélecteur de signature : choisissez la signature HTML à insérer (la signature par défaut est présélectionnée)
  • Aperçu : prévisualisez l'e-mail final tel qu'il sera reçu par le destinataire, avec le design, les variables et la signature appliqués
  • Éditeur de texte enrichi : rédigez uniquement le contenu de votre message (gras, italique, listes, liens, etc.)
• Répondre et transférer des e-mails existants
• Les e-mails sont automatiquement sauvegardés dans votre dossier « Envoyés » IMAP
• Chaque e-mail envoyé est journalisé avec le destinataire, l'objet, le statut, le modèle et la signature utilisés

Boîtes de messagerie

Configurez une ou plusieurs boîtes e-mail (IMAP/SMTP) depuis l'icône de réglages dans la messagerie :

• Ajouter une boîte : nom, adresse e-mail, serveur IMAP et SMTP, port, identifiants
• Boîte principale : marquez une boîte comme principale pour l'utiliser par défaut
• Activer / désactiver : désactivez temporairement une boîte sans la supprimer
• Tester la connexion : vérifiez que les paramètres IMAP/SMTP fonctionnent

Modèles d'e-mails

Gestion des modèles d'e-mails et signatures

La section Modèles d'e-mails (accessible depuis le menu latéral) vous permet de personnaliser tous les e-mails envoyés par la plateforme avec un concepteur visuel ouvert, sans dépendance à un service externe d'édition.

Concepteur visuel d'e-mail

Chaque modèle peut maintenant être construit avec des blocs. Le système compile ensuite le design en HTML compatible e-mail et génère aussi une version texte de secours.

• Réglages globaux : pré-en-tête, largeur du contenu et couleur de fond
• Blocs disponibles : titre, texte, bouton, séparateur, espace, image, message manuel, signature, lien de désabonnement et HTML avancé
• Organisation : sélectionnez un bloc pour le modifier, puis montez, descendez, dupliquez ou supprimez les blocs selon le besoin
• Aperçu intégré : visualisez le rendu pendant la modification, puis ouvrez un aperçu final avec des données d'exemple
• Variables : insérez les espaces réservés disponibles directement dans les textes, boutons, liens, images ou blocs HTML

Les variables requises du modèle sont signalées dans l'éditeur. Par exemple, un e-mail de confirmation doit conserver les informations du client, du service, du créneau et du lien d'annulation.

Modèles automatiques

Ces modèles sont utilisés automatiquement lors des actions de réservation :

Chaque modèle automatique inclut automatiquement votre signature par défaut (espace réservé {signature_html}).

Modèles manuels

Ces modèles sont disponibles dans le sélecteur de modèle du compositeur d'e-mails :

Personnaliser un modèle

Pour chaque modèle, vous pouvez modifier :

• Nom, objet et pré-en-tête de l'e-mail
• Design visuel : structure du message, couleurs, images, boutons et blocs de contenu
• Signature associée : choisir quelle signature insérer dans ce modèle
• Mode avancé HTML / texte : ajuster manuellement le HTML ou la version texte si un cas particulier l'exige
• Aperçu : prévisualiser le rendu final avec des données d'exemple avant d'enregistrer

Le bouton Réinitialiser restaure le design par défaut du modèle, aux couleurs de la marque.

Signatures HTML

Créez et gérez vos signatures d'e-mail professionnelles :

• Nom de l'expéditeur, rôle, nom de l'entreprise
• Coordonnées : e-mail, téléphone, site web, adresse
• URL de l'image (logo ou photo)
• Corps HTML et texte de la signature
• Signature par défaut : cochez pour utiliser cette signature par défaut dans tous les modèles

Un bouton de génération automatique crée le HTML et le texte de la signature à partir des champs renseignés.

Initialisation

Lors de votre première visite sur la page Modèles d'e-mails, si aucun modèle n'existe encore, un bouton vous permet de générer les modèles par défaut en un clic. Cela crée les 8 modèles (3 automatiques + 5 manuels) avec un design visuel professionnel aux couleurs de Quintessence.

Infolettres

Gestion des infolettres avec brouillons et historique d'envoi

La page Infolettres vous permet de créer et d'envoyer des bulletins d'information à vos clients abonnés.

Créer une infolettre

Éditeur visuel d'infolettre

L'infolettre utilise le même concepteur que les modèles d'e-mails. Vous pouvez construire un message lisible et cohérent avec :

• Titres et textes pour structurer le message
• Images avec texte alternatif et lien optionnel
• Boutons pour diriger vers une page, une réservation ou une ressource
• Séparateurs et espaces pour aérer la mise en page
• Bloc HTML avancé pour un besoin ponctuel que les blocs standards ne couvrent pas

Le compteur de destinataires affiche les clients abonnés aux communications marketing. Le lien de désabonnement est conservé dans l'e-mail envoyé afin de respecter les obligations RGPD.

Prévisualiser et envoyer

Onglets

• Brouillons : infolettres en cours de rédaction (modifiables et supprimables)
• Envoyées : historique des infolettres envoyées avec date d'envoi et nombre de destinataires

Chaque infolettre envoyée est automatiquement habillée aux couleurs de Quintessence, compilée en HTML compatible e-mail et accompagnée d'une version texte. Elle inclut un lien de désabonnement conforme RGPD en pied de page.

Paramètres

Intégrations : Google Calendar, Telegram, IA et transcription

La page Paramètres regroupe les intégrations externes de la plateforme.

Google Agenda

Pour déconnecter Google Agenda, cliquez sur « Déconnecter ».

Bot Telegram

• Rafraîchissez le webhook pour recevoir les notifications
• Notifications automatiques : nouvelles réservations, rappels de rendez-vous

Fournisseur IA

• Sélectionnez votre fournisseur IA : OpenAI, Gemini ou Kimi
• Renseignez votre clé API pour activer :
  • Le résumé automatique des notes de séance
  • La transcription audio (si aucun fournisseur STT dédié n'est configuré)
• La clé est stockée de manière chiffrée

Transcription audio (STT)

• Optionnellement, configurez un fournisseur dédié à la transcription audio : OpenAI Whisper ou Gemini
• Par défaut, la transcription utilise le fournisseur IA principal
• Renseignez une clé API séparée si nécessaire